L'Annuaire du Cabinet est la somme des Contacts qui ont été publiés par les avocats Collaborateurs et ou Associés pour qu'ils soient visibles et accessibles à l'ensemble des Collaborateurs.
L'Annuaire du Cabinet est également synchronisé avec le Logiciel de Gestion du Cabinet ce qui permet, là encore, d'éviter les doublons ou les entrées multiples dans des annuaires autonomes.
Tous les Contacts du Cabinet peuvent être également synchronisés avec les PDA des Collaborateurs (Iphone, BlackBerry, HTC).
Blackberry Enterprise Server, est un serveur dédié pour synchroniser un serveur de messagerie d'entreprise avec tous les terminaux Blacberry du Cabinet.
Plusieurs solutions existent pour installer un Serveur BES.
ColibriWithUs propose un Serveur BES en mode hébergé sous forme de service mensuel.
Blackberry Internet Service, est la version "light" de la synchronisation des terminaux Blackberry avec votre messagerie POP (Post Office Protocol) de votre Cabinet.
C'est le concept des services et des solutions de Gestion de Cabinet développés par ColibriWithUs :
Le Cabinet d'Avocats est désormais géré par une plate-forme de production informatique et télécom totalement sécurisée et accessible par Internet.
C'est le concept de Cloud Computing appliqué à la Gestion de Cabinet d'Avocat.
Cette plate-forme de services centralisés permet également de faire converger l'ensemble des fonctionnalités qui se synchronisent entre-elles. Par exemple le Logiciel de Gestion de Cabinet se synchronise automatiquement avec la téléphonie sur IP, le serveur Exchange, le serveur de fichiers, l'annuaire des contacts du Cabinet, les tâches Outlook. etc...
C'est une plate-forme unique et globale convergente et synchronisée comme si vous aviez une direction informatique au sein de votre Cabinet d'Avocats.
Le calendrier du Cabinet est le planning général des activités, rendez-vous ou autre plaidoiries des associés et collaborateurs du cabinet. Ce planning est synchronisé avec tous les calendriers individuels des collaborateurs & associés.
Il peut-être également synchronisé avec le logiciel de gestion du cabinet proposé par ColibriWithUs
les Calendriers Partagés du Cabinet sont gérés sur le serveur Exchange 2007, lui même hébergé sur la plate-forme centrale de ColibriWithUs.
Chaque Collaborateur et Associé et ou assistantes secrétaires ont des comptes de messagerie Exchange, et peuvent, à ce titre, se créer un calendrier personnel et partageable avec le reste des Collaborateurs du Cabinet selon les droits octroyés pour chacun d'entre eux.
Il peut y avoir également un compte de messagerie et un Calendrier du Cabinet, c'est à dire que chaque collaborateur peut choisir d'inscrire son planning d'activité et le rendre visible dans ce Calendrier Partagé.
ces Calendriers Partagés sont également synchronisés avec le Logiciel de Gestion de Cabinet, évitant ainsi de dupliquer les saisies et les entrées dans chacun des calendriers autonomes.
La Gestion des Temps pour Cabinet d'Avocats est un Chrono disponible à bord du Logiciel de Gestion de Cabinet.
la fonctionnalité de *Gestion des Temps est paramétrée pour chaque Dossier et chaque Collaborateur et/ou Associé du Cabinet.
Lorsque l'Avocat Associé, assigne un Dossier à un Collaborateur, ce dernier peut activer à chaque activité un Chrono par dossier.
la somme des Temps Passés par le Collaborateur sur chaque *Dossier sera calculée sur la base de son Taux Horaire.
La combinaison des Temps Passés calculée selon le Taux Horaire de chaque Collaborateur établira le WIP ou (Work in Progress) dans les Rapports de Gestion du Cabinet.
Ces Chrono ou Gestion des Temps pourront être convertis dans uen seconde étape en Diligences détaillées dans les Mémoires d'Honoraire et de Facturation.
La Convention d'Honoraire est l'établissement d'un devis qui pourra être présenté au Client pour le traitement d'un Dossier.
La Convention d'Honoraire est une convention de prestation qui s'établit selon le mode de Facturation choisi :
- Facturation au forfait
- Facturation au Temps Passé
Cette Convention d'Honoraire est un accord préalable, qui si il est accepté, permettra de structurer la suite des activités et bien sûr la *Facturation.
Pour des raisons de confidentialité ou de sécurité, certains cabinets veulent crypter les données de leurs dossiers sensibles. Une clef de cryptage permettra ainsi de "chiffrer / encoder" les données enregistrées sur le serveur du cabinet.
le Work In Progress est un Rapport de Gestion de Cabinet généré par le *Logiciel de Gestion de Cabinet.
Il s'agit ici du travail en cours, cumulé et non facturé des Collaborateurs et des Associés du Cabinet. Bien que valorisé, ce Rapport de Gestion de Cabinet d'Avocats ne constitue pas la Facturation.
Ce *Rapport de gestion de Cabinet d'Avocats permet de suivre l'activité économique du Cabinet en cours de période entre 2 Facturations.
le Write Off, est l'étape manuelle gérée par les Associés du Cabinet au coeur du Logiciel de Gestion de Cabinet.
Cette étape, appelée aussi *Correctif de Facturation permet d'ajuster le montant cumulé et détaillé des prestations avant Facturation pour l'édition des factures et envoi aux Clients.
Les Correctifs de facturation sont une étape importante dans le processus de facturation du Logiciel de Gestion de Cabinet.
Autrement appelé Write-Off au sein des Cabinets d'Avocats anglo-saxons, les Correctifs permettent de mieux appréhender le calcul de facturation globale par Client ou bien par Dossier.
Les Diligences sont les comptes rendus et / ou activités de chaque Avocat Collaborateur ou Associé pour chacun des Dossiers dont ils ont la charge. L
es Dilligences s'inscrivent indépendamment du mode de Facturation au Temps Passé ou au Forfait.
Les Diligences peuvent être calculées sur la base des Chrono qui calculent les Temps Passés sur chaque activité, chaque Dossier par chaque Collaborateur.
Dans le cas de Facturation au Forfait, les Chrono permettent de suivre les temps effectivement réalisés par les Collaborateurs pour accomplir chaque activité dans chaque Dossier.
Les Chrono deviennent alors des outils de gestion interne.
Les Dossiers du Cabinet sont gérés et synchronisés avec le Logiciel de Gestion de Cabinet.
Chaque Dossier permet de gérer les Contacts, les Fichiers, les Partenaires, les Confrères, les Frais et Débours, les Chrono, le suivi des temps de chaque Collaborateur ou Associé, leurs Diligences, leurs Honoraires et leur Facturation.
Chaque Collaborateur et/ou Associé du Cabinet ont des Taux Horaire qui leur sont propre.
les Taux Horaire peuvent varier et être modifiés selon la nature de chaque Dossier. Le Logiciel de Gestion de Cabinet peut donc par conséquent gérer plusieurs Taux Horaire pour un seul et même avocat Collaborateur et Associé.
Cette souplesse de gestion des Honoraires permet notamment d'apprécier commercialement et/ou financièrement la valeur d'une prestation selon le type de Client et/ou le type de Dossier.
Ces Taux Horaires se conjugent avec les Chrono qui ont été activés pour chaque Dossier et stockés pour une future Facturation au temps Passé.
Imaginez la puissance et l'ergonomie de L'Iphone au service de votre Cabinet et de vos Collaborateurs.
Synchronisé avec le Logiciel de Gestion de Cabinet, votre Iphone vous permet d'accéder à vos Clients, Contacts, Dossiers, Chrono, Diligences, et Facturation. etc...
Grâce à son navigateur web et à une icone paramétrée dans le menu des applications Iphone, vous pouvez désormais accéder aux Rapports de Gestion de votre Cabinet dont WIP, Facturation, Règlement, Recouvrement etc..
Conçu au départ à la demande de nos clients Avocats et Expert Comptables, le logiciel de Gestion de cabinet se décline en 2 versions métier : Droit et Chiffre.
Il a été construit pour répondre à des exigences d'éfficacité, de mobilité, et de pilotage d'activité de services & de prestations intellectuelles.
Ce logiciel gère les dossiers du cabinet, les clients, les contacts, les calendriers, les devis et les missions des collaborateurs et des associés. Il est synchronisé également avec la messagerie, la téléphonie, la bureautique et la téléphonie mobile proposées par ColibriWithUs.
ColibriWithuS propose le logiciel de gestion Avocat 3.0 et Expert 3.0 en mode web.
Facturer chaque Dossier, chaque Client en un clic de souris ? C'est possible !
Le Logiciel de Gestion de Cabinet gère et enregistre toutes les activités, les tâches, les Chrono, les Honoraires, par Dossier et par Client dont les Avocats Collaborateurs et Associés ont la charge.
Le Logiciel de Gestion de Cabinet garde en mémoire toutes les activités et les Temps Passés facturables et les stockent jusqu'au processus de facturation.
la Facturation se déroule en 3 étapes :
1- Récupération des données et activités liées à chaque Dossier, géré par chaque Collaborateur ou associés en prenant en compte si nécessaire les taux d'horaire calculés sur la base des temps passés.
2- Etablissement de la facturation intéremédiaire sur la base de ces données stockées. A ce stade la facturation peut-être corrigée, amendée, ou annulée (Write-Off). Les données de facturation peuvent être modifiées au niveau des champs :
- Clients
- Taux Horaire
- Temps Passé
3- Lorsque la Facturation est validée par l'avocat associé en charge, elle peut-être imprimée, détaillée ou non (temps passé, taux horaire, diligences et envoyée à son destinataire)
4 - Lorsque la Facturation est produite, elle passe en stade "A régler" et vient s'ajouter aux Rapports de Gestion du Cabinet.
Réseau Privé Virtuel des Avocats est un réseau électronique sécurisé qui dématérialise les procédures auprès du greffe de votre tribunal. Celui-ci fonctionne avec un routeur installé à votre cabinet et qui crypte toutes les informations échangées entre les 2 parties via Internet
Les sauvegardes automatiques de vos serveurs et ordinateurs du cabinet sont réalisées via un accès sécurisé sur Internet.
Vos équipements informatiques sont "pilotés" par des serveurs de sauvegardes centraux qui mirorisent ainsi toutes les données du cabinet dans un lieu délocalisé, confidentiel, et sécurisé.
Le serveur Exchange est un serveur de messagerie électronique édité par Microsoft qui permet de partager les calendriers du Cabinet, les contacts du Cabinet, les dossiers publics, et les fax.
Le serveur Exchange est hébergé sur la plate-forme centrale de production informatique et télécom et totalement géré par les équipes d'ingénieurs certifiées Microsoft chez ColibriWithUs.
Le serveur Exchange est disponible en version 2007 et proposé aux utilisateurs sous forme de compte de messagerie et de quota de sauvegarde.
Le serveur Exchange est synchronisé avec le Logiciel de Gestion de Cabinet.
L'arborescence des fichiers partagés est gérée au niveau du serveur de fichiers du Cabinet. Cependant la structure de cette arborescence peut-être automatiquement générée par le Logiciel de Gestion de Cabinet à chaque création de Dossier. ce qui évite de créer à chaque fois les fichiers adossés à chaque Dossier.
De plus, lorsque les collaborateurs ou associés du Cabinet sont en télétravail, ils peuvent à loisir retrouver les fichiers, les correspondances, les Diligences et les factures au travers du Logiciel de Gestion de Cabinet. Les fichiers sont structurés par Dossiers et enregistrés sous la racine de chaque Client.
les Collaborateurs et Associés du Cabinet peuvent également retrouver leurs fichiers directement sur le serveur de fichiers du Cabinet dupliqué lui même sur les serveurs de sauvegarde de la plate-forme centrale.
Les tâches Outlook sont synchronisées avec le Logiciel de Gestion de Cabinet. Chaque Collaborateur ou Associé peuvent promouvoir leur tâche Outlook dans leur planning d'activité du Cabinet.
Vous vendez votre temps multiplié par les coefficients de compétences de votre Cabinet à des taux horaires modulaires selon le profil de vos collaborateurs, de vos clients et de vos dossiers ?
Les rapports de gestion sont faits pour vous !
Les tableaux de bord statistiques de votre logiciel de gestion permettent de suivre en temps réel l'activité de votre Cabinet.
Que ce soit les rapports des temps ou activités facturables et facturés, les objectifs et performances de facturation de vos collaborateurs, ou encore les rapports d'activité par domaines d'expertise, les tableaux de bord de gestion de votre Cabinet vous permettent de piloter et d'exploiter vos gisements de revenus et de productivité.